Zorgopdrachtgevers vragen om een certificaat, welke heb ik nodig?

Als zorgopdrachtgever een certificaat van je vraagt, is de keuze sterk afhankelijk van de aard van je dienstverlening. Voor zorggerelateerde kwaliteit is HKZ-certificering vaak leidend, maar ook ISO 9001, VCA en NEN 7510 komen regelmatig voor in aanbestedingen en contractvereisten. Welk certificaat je precies nodig hebt, hangt af van wat jouw opdrachtgever in de overeenkomst of het bestek heeft opgenomen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen rondom certificering in de zorgsector.

Welke certificaten vragen zorgopdrachtgevers het vaakst?

Zorgopdrachtgevers vragen het vaakst om HKZ-certificering, ISO 9001, NEN 7510 en VCA. Welk certificaat als eerste op tafel komt, hangt af van de sector, het type opdracht en de opdrachtgever zelf. Gemeenten, zorgkantoren en zorginstellingen hanteren elk hun eigen eisen, maar een aantal normen keert steeds terug.

De meest gevraagde certificaten in de zorg zijn:

• HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector): specifiek ontwikkeld voor zorgorganisaties en breed erkend door opdrachtgevers in de care- en curesector.
• ISO 9001: de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen, die ook buiten de zorg veel gevraagd wordt en steeds vaker als alternatief voor HKZ wordt geaccepteerd.
• NEN 7510: de Nederlandse norm voor informatiebeveiliging in de zorg, verplicht voor organisaties die met persoonlijke gezondheidsinformatie werken.
• VCA (Veiligheid, Gezondheid en Milieu Checklist Aannemers): relevant voor zorgorganisaties die technische werkzaamheden uitvoeren of in aanraking komen met bouwprojecten en onderhoud.
• ISO 45001: de norm voor arbomanagementsystemen, gevraagd wanneer veiligheid op de werkvloer een expliciete contracteis is.

Gemeenten die zorg inkopen via de WMO of jeugdzorg stellen steeds vaker aanvullende eisen op het gebied van informatiebeveiliging. Dat maakt NEN 7510 steeds relevanter, ook voor kleinere zorgaanbieders die voorheen alleen met HKZ of ISO 9001 werkten.

Wat is het verschil tussen ISO 9001 en VCA voor zorgaanbieders?

ISO 9001 richt zich op de kwaliteit van je dienstverlening en processen als geheel, terwijl VCA specifiek gaat over veiligheid, gezondheid en milieu bij het uitvoeren van werkzaamheden. Voor zorgaanbieders zijn dit twee fundamenteel verschillende normen, elk met een eigen toepassingsgebied.

ISO 9001 stelt eisen aan hoe je organisatie werkt: hoe je processen inricht, hoe je klanttevredenheid borgt, hoe je verbeteringen doorvoert en hoe je risico’s beheerst. Het is een brede norm die voor vrijwel elke organisatie toepasbaar is. In de zorg wordt ISO 9001 vaak gevraagd als bewijs dat je kwaliteitsmanagement op orde is, en het wordt steeds vaker naast of in plaats van HKZ geaccepteerd.

VCA is primair bedoeld voor aannemers en onderaannemers die werkzaamheden uitvoeren op locaties met veiligheidsrisico’s, zoals bouwplaatsen of industriële omgevingen. Voor een thuiszorgorganisatie of een GGZ-instelling is VCA doorgaans niet relevant. Maar voor zorgorganisaties die ook technisch onderhoud uitvoeren, installaties beheren of bouwprojecten begeleiden, kan een VCA-bedrijfscertificering wel degelijk gevraagd worden.

Kort samengevat: ISO 9001 gaat over de kwaliteit van je dienstverlening, VCA gaat over veilig werken op locatie. De meeste zorgaanbieders hebben primair ISO 9001 of HKZ nodig, en VCA alleen als de aard van de werkzaamheden daarom vraagt.

 

 

Hoe weet ik welk certificaat mijn opdrachtgever vereist?

Het zekerste antwoord vind je in het bestek, de raamovereenkomst of de aanbestedingsdocumenten van je opdrachtgever. Zorgopdrachtgevers zijn verplicht om hun eisen schriftelijk vast te leggen, en de certificaatvereisten staan bijna altijd expliciet vermeld in de selectie- of gunningscriteria.

Heb je nog geen contract of lopende aanbesteding? Dan zijn dit de stappen om de juiste informatie te verzamelen:

1. Vraag je opdrachtgever direct welke certificaten zij vereisen of prefereren.
2. Bekijk de algemene inkoopvoorwaarden of het leveranciersbeleid van de opdrachtgever.
3. Kijk naar vergelijkbare aanbieders in jouw sector: welke certificaten hebben zij?
4. Controleer of de opdrachtgever een publieke organisatie is (gemeente, zorgkantoor): hun inkoopeisen zijn vaak openbaar gepubliceerd.

Voor informatiebeveiliging geldt een aanvullende overweging. NEN 7510 is wettelijk verplicht voor organisaties die persoonlijke gezondheidsinformatie beheren, via de Wabvpz en het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders. Certificering tegen NEN 7510 is niet wettelijk verplicht, maar de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) verwacht wel dat je aantoonbaar kunt maken dat je aan de norm voldoet. Certificering is daarvoor de meest erkende manier.

Hoe lang duurt het om een certificaat te behalen in de zorgsector?

De doorlooptijd voor een certificering in de zorgsector ligt gemiddeld tussen de drie en twaalf maanden, afhankelijk van het type certificaat, de omvang van je organisatie en de volwassenheid van je huidige systemen. Een organisatie die al werkt met gedocumenteerde processen kan sneller certificeren dan een organisatie die van nul begint.

Een globale indicatie per certificaat:

• ISO 9001: drie tot zes maanden voor kleinere organisaties met enige procesvolwassenheid.
• HKZ: vergelijkbaar met ISO 9001, maar de zorgspecifieke eisen vragen soms meer implementatietijd.
• NEN 7510: zes tot twaalf maanden, omdat het opzetten van een volledig informatiebeveiligingsmanagementsysteem (ISMS) en het uitvoeren van een risicoanalyse tijd kosten. Organisaties met een bestaand ISO 27001-certificaat kunnen dit traject aanzienlijk verkorten.
• VCA: relatief snel, vaak twee tot vier maanden, omdat de eisen concreter en beperkter in scope zijn.

Belangrijk om te weten: de certificerende instelling plant de audit in nadat je hebt aangetoond dat je systeem operationeel is en minimaal één cyclus van interne audits en een managementreview heeft doorlopen. Reken die voorbereidingstijd mee in je planning, zeker als je een aanbestedingsdeadline hebt.

Wat kost een certificering voor een zorgorganisatie?

De kosten van een certificering bestaan uit twee delen: de kosten voor implementatie en begeleiding, en de kosten van de externe audit door een certificerende instelling. De totale investering varieert sterk op basis van de omvang van je organisatie, de complexiteit van je processen en of je al eerder gecertificeerd bent.

Voor de auditkosten geldt dat het aantal benodigde auditdagen wordt bepaald op basis van richtlijnen in het certificatieschema. Bij NEN 7510 is dit vastgelegd in NCS 7510. Factoren die de kosten beïnvloeden zijn:

• Het aantal medewerkers en locaties van je organisatie.
• De complexiteit van de processen en informatiesystemen die je gebruikt.
• Of je al beschikt over een gecertificeerd managementsysteem (combinatietrajecten kunnen kosten besparen).
• De certificerende instelling die je kiest (prijzen variëren per instelling).

Een combinatietraject kan een slimme keuze zijn als je meerdere certificaten nastreeft. Zo zijn de auditlasten voor NEN 7510 en ISO 27001 gecombineerd te doorlopen: het certificatieschema voor NEN 7510 voorziet erin dat organisaties die beide certificaten nastreven niet worden geconfronteerd met dubbele audits. Bekijk ook de mogelijkheden voor een combinatietraject op maat als je meerdere normen tegelijk wilt aanpakken.

Kan ik meerdere certificaten tegelijk aanvragen?

Ja, je kunt meerdere certificaten tegelijk aanvragen, en in veel gevallen is dat ook efficiënter dan ze los van elkaar te doorlopen. Gecombineerde trajecten besparen tijd en kosten, omdat overlappende eisen in één keer worden opgepakt en audits gezamenlijk worden gepland.

In de zorgsector komen deze combinaties het vaakst voor:

• ISO 9001 en HKZ: beide richten zich op kwaliteitsmanagement, met veel overlappende proceseisen.
• ISO 9001 en ISO 27001 of NEN 7510: kwaliteitsmanagement gecombineerd met informatiebeveiliging, een combinatie die steeds vaker gevraagd wordt in zorgaanbestedingen.
• NEN 7510 en ISO 27001: deze twee normen zijn inhoudelijk sterk verwant, wat gecombineerde audits mogelijk maakt zonder dubbele auditlasten.

Het is wel belangrijk om de volgorde en planning goed af te stemmen. Niet alle normen zijn even geschikt om gelijktijdig te implementeren, zeker als je organisatie nog geen ervaring heeft met managementsystemen. Een gefaseerde aanpak, waarbij je eerst de basis legt en daarna uitbreidt, werkt vaak beter dan alles tegelijk oppakken.

Hoe Diks Process Support helpt met certificering in de zorgsector

Wij begeleiden zorgorganisaties van de eerste oriëntatie tot aan het behalen van het certificaat. Of je nu voor het eerst een certificering aanvraagt of meerdere normen tegelijk wilt implementeren, wij zorgen voor een heldere aanpak zonder onnodige bureaucratie. Concreet bieden wij:

• Een intake en analyse van welke certificaten jouw opdrachtgevers vereisen en welke het meest logisch zijn voor jouw organisatie.
• Begeleiding bij de implementatie van managementsystemen voor ISO 9001, NEN 7510, HKZ, VCA en andere normen die in de zorg worden gevraagd.
• Ondersteuning bij interne audits, risicoanalyses en de voorbereiding op de externe certificeringsaudit.
• Begeleiding bij combinatietrajecten, zodat je meerdere certificaten efficiënt en zonder dubbel werk behaalt.
• Interim ondersteuning als je tijdelijk een KAM-coördinator of kwaliteitsmanager nodig hebt tijdens het traject.

Wil je weten welk certificaat jij als zorgaanbieder nodig hebt en hoe je dat zo snel en efficiënt mogelijk kunt behalen? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.

 

Gerelateerde artikelen

• Geldt NEN 7510 voor thuiszorgorganisaties?
• Is ISO 9001 geschikt voor dienstverlenende bedrijven?
• Wat zijn de eisen voor leveranciersbeheer binnen ISO 9001?
• Hoe verklein je de kans op boetes van de arbeidsinspectie?
• Wat gebeurt er na het behalen van je SCL certificaat?
• Wat zijn de eisen voor SCL trede 1?
• Hoe documenteer je SCL processen correct?
• Hoe werkt ISO 27001 in de praktijk?
• Wat moet je documenteren voor ISO 27001?
• Wat is een geïntegreerd managementsysteem met ISO 27001?