Een geïntegreerd managementsysteem: één systeem voor meerdere normen

In plaats van aparte systemen voor kwaliteit, veiligheid en milieu bij te houden, combineer je overlappende processen, documentatie en audits. Dit bespaart tijd, vermindert administratieve druk en zorgt voor een consistente aanpak door de hele organisatie.

Wat is een geïntegreerd managementsysteem?

Een geïntegreerd managementsysteem (IMS) bundelt alle eisen van verschillende normen in één samenhangend geheel. In de praktijk betekent dit dat je één set processen, procedures en documenten beheert in plaats van meerdere losstaande systemen. Medewerkers werken vanuit één werkwijze, en verbeteringen die je doorvoert voor de ene norm, versterken automatisch de andere.

De mate van combinatie hangt af van de normen die je al hebt en de sector waarin je actief bent. Maar de vuistregel is: hoe meer normen de HLS volgen, hoe eenvoudiger de integratie. Bekijk ook de mogelijkheden voor combinatietrajecten om te zien welke combinaties het meest voor de hand liggen voor jouw situatie.

Waarom normen te combineren zijn: de High Level Structure

Veel ISO-normen delen overlappende eisen met elkaar, met name de normen die zijn gebouwd op de High Level Structure (HLS). Dit is een gemeenschappelijk raamwerk dat ISO gebruikt voor managementsysteemnormen.

ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 delen een grote hoeveelheid normeisen omdat alle drie zijn opgebouwd volgens dezelfde High Level Structure (HLS). Dit betekent dat de hoofdstukindeling identiek is en dat eisen op het gebied van context, leiderschap, planning, ondersteuning, uitvoering, evaluatie en verbetering in alle drie de normen terugkomen. Alleen de inhoudelijke invulling verschilt per onderwerp: kwaliteit, milieu of veiligheid.

De meest voorkomende overlappende eisen zijn:

• Context van de organisatie: het bepalen van interne en externe kwesties en het identificeren van belanghebbenden
• Leiderschap en betrokkenheid: de rol van het management en het vaststellen van beleid
• Risico’s en kansen: het identificeren, beoordelen en beheersen van risico’s
• Doelstellingen: het formuleren van meetbare doelen en actieplannen
• Documentbeheer en gedocumenteerde informatie: procedures voor het aanmaken, bijhouden en archiveren van documenten
• Interne audits: het plannen en uitvoeren van audits om naleving te controleren
• Managementreview: periodieke beoordeling door de directie
• Corrigerende maatregelen en continue verbetering: het opvolgen van afwijkingen en verbeterpunten

Omdat al deze eisen in alle drie de gecombineerde normen terugkomen, is het mogelijk om ze te beheren vanuit één gemeenschappelijk systeem in plaats van drie aparte systemen naast elkaar te laten bestaan.

Bestaande systemen samenvoegen

Bestaande managementsystemen kunnen worden samengevoegd tot één geïntegreerd managementsysteem, ook wel een IMS (Integrated Management System) genoemd. In de praktijk verloopt de integratie van managementsystemen stapsgewijs: je brengt eerst de overlap tussen de bestaande systemen in kaart, vervolgens worden gedeelde processen, procedures en documentatie samengevoegd, en tot slot wordt het geïntegreerde systeem getoetst en gecertificeerd.

Een typisch integratietraject ziet er als volgt uit:

• Analyse: Breng de huidige systemen in kaart en identificeer overlappende eisen, processen en documentatie.
• Ontwerp: Stel een geïntegreerde structuur op met gedeelde beleidsdocumenten, doelstellingen en risicoanalyses.
• Implementatie: Voeg procedures samen, train medewerkers en pas de interne communicatie aan.
• Interne audit: Controleer of het geïntegreerde systeem voldoet aan alle normeisen.
• Certificering: Laat het systeem extern beoordelen door een gecertificeerde instantie.

De certificering van een geïntegreerd managementsysteem verloopt via een gecombineerde audit door een externe certificeringsinstelling. In één audittraject worden alle relevante normen tegelijkertijd beoordeeld, wat tijd en kosten bespaart ten opzichte van afzonderlijke certificeringen.

Populaire combinaties zijn onder andere:

• ISO 9001 en ISO 14001 combineren voor kwaliteit en milieu
• ISO 9001 en VCA voor kwaliteits- en veiligheidsgerichte bedrijven

Eén procesmodel en één handboek

Je maakt één procesmodel voor meerdere normen door de gemeenschappelijke structuur van die normen als fundament te gebruiken en overlappende eisen samen te voegen in één set processen, procedures en verantwoordelijkheden.

Je brengt overlappende normeisen samen door eerst per norm de eisen in kaart te brengen en ze vervolgens naast elkaar te leggen in een zogenoemde normmatrix. Daarin zie je direct welke eisen identiek zijn, welke overlappen en welke uniek zijn voor één norm. Vanuit die analyse schrijf je procesbeschrijvingen die alle relevante eisen in één keer dekken.

Schrijf elke procesbeschrijving vanuit de praktijk van je organisatie, niet vanuit de normen. Vermeld in de beschrijving welke normeisen het proces dekt. Gebruik bij voorkeur één document per proces in plaats van aparte procedures per norm.

Een geïntegreerd handboek maak je door de gemeenschappelijke eisen van meerdere managementnormen samen te voegen in één logisch document, gestructureerd op basis van de High Level Structure (HLS). Deze structuur telt tien hoofdstukken, van context van de organisatie tot en met verbetering, en vormt het skelet van je handboek.

Dubbele documenten en procedures voorkomen

Dubbele documentatie voorkom je door één centrale documentatiestructuur op te zetten waarin elk document een duidelijke eigenaar, locatie en versie heeft. Zodra medewerkers weten waar de actuele versie staat en wie die beheert, verdwijnt de neiging om eigen kopieën bij te houden.

Een structuur die dubbele documentatie structureel voorkomt, bestaat uit één centrale opslaglocatie, een duidelijke documenthiërarchie, verplicht versiebeheer en heldere afspraken over wie documenten mag aanmaken, wijzigen en archiveren. Werk met vaste niveaus: beleidsdocumenten op het hoogste niveau, procesbeschrijvingen op het tweede niveau en werkinstructies of formulieren op het derde niveau.

Procedures die voor de ene norm zijn opgesteld, sluiten niet altijd aan op de eisen van een andere norm, terwijl ze in de praktijk over hetzelfde proces gaan.

Procedures harmoniseren doe je door bestaande werkprocedures systematisch in kaart te brengen, overlappingen en tegenstrijdigheden te identificeren, en vervolgens één gedeelde werkwijze te ontwikkelen die voor alle betrokken afdelingen of locaties werkt.

Eén interne audit voor meerdere normen

Eén interne audit kan meerdere normen tegelijk behandelen. Dit noem je een gecombineerde audit, en het is een efficiënte manier om je geïntegreerde managementsysteem te beoordelen zonder voor elke norm een aparte auditcyclus te doorlopen.

In de praktijk betekent dit dat de auditor een gecombineerd auditprogramma opstelt. Daarin worden de gemeenschappelijke elementen van de normen, zoals leiderschap, risicobeheer, interne communicatie en continue verbetering, samen geauditeerd. Elementen die specifiek zijn voor één norm worden vervolgens afzonderlijk behandeld binnen dezelfde auditdag of auditperiode. De uitkomst is één auditrapport dat de bevindingen per norm overzichtelijk weergeeft.

ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 zijn de meest voorkomende combinatie, omdat ze dezelfde basisstructuur delen op het gebied van context, leiderschap, planning, ondersteuning, uitvoering, evaluatie en verbetering. Een interne auditor die meerdere normen tegelijk beoordeelt, moet aantoonbare kennis hebben van alle betrokken normen.

Het systeem actueel houden

Een geïntegreerd managementsysteem herzie je minimaal één keer per jaar via een formele managementbeoordeling, maar tussentijdse updates zijn noodzakelijk zodra er significante wijzigingen optreden in de organisatie, wet- en regelgeving of de operationele context.

• Jaarplanning: Leg interne audits, managementreviews en externe audits vast in een jaarkalender, afgestemd op de hercertificeringsdata van alle normen
• Normwijzigingen bijhouden: Stel iemand verantwoordelijk voor het monitoren van updates in relevante ISO-normen en vertaal deze tijdig naar je systeem

Plan herzieningsmomenten bewust in de agenda en koppel ze aan concrete actiepunten. Een herziening is pas nuttig als er ook daadwerkelijk iets mee gedaan wordt.