De VCA-audit: zo bereid je je voor

Een VCA-audit goed voorbereiden begint met weten wat de auditor verwacht en zorgen dat je documentatie, processen en medewerkers klaar zijn voor inspectie. Een grondige voorbereiding duurt gemiddeld enkele weken tot maanden, afhankelijk van de volwassenheid van je veiligheidsmanagementsysteem.

Wat controleert de auditor bij een VCA-audit?

Tijdens een VCA-audit controleert de auditor of je organisatie voldoet aan de eisen van het VCA-schema op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu (VGM). De audit richt zich op zowel de aanwezigheid van het juiste beleid en de juiste procedures als op de daadwerkelijke toepassing ervan in de dagelijkse praktijk.

Concreet kijkt de auditor naar de volgende onderdelen:

• VGM-beleid en doelstellingen van de organisatie
• Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van veiligheid
• Risico-inventarisatie en de beheersmaatregelen die daaruit voortvloeien
• Registratie en afhandeling van incidenten en bijna-ongevallen
• Toolboxmeetings en andere vormen van veiligheidscommunicatie
• Instructies en veiligheidsmiddelen voor medewerkers
• Naleving van wet- en regelgeving op het gebied van arbo en milieu
• Interne audits en verbeteracties
• Certificering van medewerkers (VCA Basis, VOL-VCA)
• Subcontractormanagement (bij VCA**)

De auditor combineert documentenonderzoek met gesprekken met medewerkers en leidinggevenden. Wat op papier staat, moet herkenbaar zijn in de werkwijze op de werkvloer. Een sterk VGM-systeem op papier dat in de praktijk onbekend is bij medewerkers, leidt al snel tot bevindingen. Lees meer over VCA-certificering voor bedrijven.

Zo bereid je de audit voor

De voorbereidingstijd op een VCA-audit varieert van enkele weken tot zes maanden, afhankelijk van de huidige staat van je VGM-systeem. Organisaties die al een basis hebben liggen, kunnen snel schakelen. Wie van nul begint, heeft meer tijd nodig om beleid, procedures en registraties op orde te brengen.

Een realistische tijdlijn ziet er globaal zo uit:

• Nulmeting (1-2 weken): Breng in kaart waar je nu staat ten opzichte van de VCA-eisen.
• Opzetten of aanvullen van het systeem (4-12 weken): Stel ontbrekende documenten op, voer een RI&E uit en organiseer toolboxmeetings.
• Interne audit (1-2 weken): Test je eigen systeem voordat de externe auditor langskomt.
• Verbeteracties uitvoeren (1-4 weken): Sluit bevindingen uit de interne audit af.
• Externe VCA-audit: De officiële beoordeling door een certificerende instelling.

Plan ruim. Organisaties die te krap plannen, lopen het risico dat ze de audit moeten uitstellen omdat verbeteracties nog niet zijn afgerond. Lees ook het stappenplan VCA-certificering.

Een interne VCA-nulmeting voer je uit door je huidige situatie systematisch te toetsen aan alle eisen uit de VCA-checklist. Je loopt elk onderdeel langs, beoordeelt of je voldoet en legt vast waar de hiaten zitten. Het resultaat is een concreet overzicht van wat al op orde is en wat je nog moet regelen vóór de officiële audit.

Documenten

Een handige checklist van documenten die je klaar moet hebben:

• Ondertekende VGM-beleidsverklaring
• Actuele risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E)
• Taakveiligheidsinstructies (TVI’s) of vergelijkbare werkinstructies
• Registraties van toolboxmeetings (aanwezigheidslijsten en onderwerpen)
• Overzicht van incidenten, bijna-ongevallen en de afhandeling daarvan
• Opleidingsoverzicht en VCA-diplomaregistratie van medewerkers
• Interne auditrapportages en bijbehorende verbeterplannen
• Keuringsrapporten van machines en arbeidsmiddelen
• Noodplan en BHV-organisatie

Zorg dat documenten niet alleen bestaan, maar ook vindbaar en up-to-date zijn. Een verouderde RI&E of een toolboxregistratie van twee jaar geleden wekt weinig vertrouwen bij een auditor.

Medewerkers

Medewerkers voorbereiden op een VCA-audit betekent zorgen dat zij de veiligheidsprocedures kennen, weten welke risico’s bij hun werk horen en kunnen uitleggen wat ze doen als er iets misgaat. Een auditor spreekt altijd met medewerkers op de werkvloer, dus hun antwoorden tellen zwaar mee.

De interne VCA-audit

Een interne VCA-bedrijfscertificering vereist dat je regelmatig interne audits uitvoert om de werking van je veiligheidsmanagementsysteem te controleren. De audit moet worden uitgevoerd door iemand die onafhankelijk is van het te auditen proces, voldoende kennis heeft van VCA-eisen en beschikt over basisvaardigheden op het gebied van auditeren.

Concreet gelden de volgende vereisten voor een geldige interne VCA-audit:

• De auditor mag het eigen werk niet beoordelen (onafhankelijkheid)
• Er is een vastgesteld auditprogramma met geplande frequentie
• De audit is gedocumenteerd met een auditplan, checklist en rapport
• Bevindingen worden geregistreerd en opgevolgd
• De directie wordt geïnformeerd over de uitkomsten

Tijdens de interne VCA-audit beoordeel je of het veiligheidsmanagementsysteem in de praktijk werkt zoals het op papier is beschreven. De audit bestaat doorgaans uit drie onderdelen: documentbeoordeling, interviews met medewerkers en een fysieke inspectie van werkplekken of projectlocaties.

Tijdens de audit stel je open vragen en luister je actief. Noteer wat je ziet, hoort en meet. Maak onderscheid tussen sterke punten en afwijkingen. Een afwijking is een aantoonbaar niet-voldoen aan een VCA-eis. Een observatie is iets dat aandacht verdient maar nog geen formele afwijking is.

Na de interne VCA-audit stel je voor elke afwijking een corrigerende maatregel op. Dit betekent: analyseer de oorzaak van de afwijking, bepaal welke actie nodig is, wijs een verantwoordelijke aan en stel een deadline vast. Leg dit vast in een actielijst of verbeterregister en controleer of de maatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Waarom bedrijven worden afgekeurd

De meest voorkomende oorzaken van een VCA-afkeuring zijn ontbrekende of verouderde documentatie, onvoldoende aantoonbare betrokkenheid van het management bij veiligheid en medewerkers zonder geldige VCA-diploma’s. Ook het ontbreken van een actuele risico-inventarisatie of het niet kunnen aantonen van toolboxmeetings zijn veelvoorkomende struikelblokken.

In de praktijk zien we dat bedrijven regelmatig de fout in gaan op de volgende punten:

• Verlopen of ontbrekende VCA-diploma’s bij medewerkers die met gevaarlijke situaties werken
• Geen aantoonbaar veiligheidsbeleid dat door het management is ondertekend en gecommuniceerd
• Ontbrekende registraties van incidenten en bijna-ongelukken, terwijl dit een verplicht onderdeel is van het managementsysteem
• Geen of onvolledige toolboxmeetings, of geen bewijs dat deze hebben plaatsgevonden
• Verouderde risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) die niet meer aansluit bij de huidige werksituatie
• Onvoldoende interne audits of het ontbreken van een directiebeoordeling

Bij een VCA-beoordeling worden tekortkomingen ingedeeld in zware tekortkomingen en verbeterpunten. Een zware tekortkoming leidt direct tot afkeuring, terwijl verbeterpunten doorgaans binnen een bepaalde termijn hersteld kunnen worden. Het onderscheid bepaalt of je direct slaagt, een herstelaudit nodig hebt of volledig opnieuw moet beginnen.

Het is belangrijk te begrijpen dat meerdere verbeterpunten samen alsnog tot een negatieve uitslag kunnen leiden. Een auditor kijkt naar het totaalplaatje: functioneert het systeem als geheel, of zijn er zoveel gaten dat de veiligheidscultuur niet aantoonbaar is?

Na de audit: wat moet jaarlijks?

Voor VCA moet je elk jaar minimaal je V&G-plan, risicobeoordelingen, instructiekaarten en het veiligheids- en gezondheidsbeleid controleren en waar nodig actualiseren. Documenten die niet meer aansluiten bij de praktijk of gewijzigde wetgeving zijn een veelvoorkomend knelpunt bij audits. Zorg er dus voor dat je documentatie de werkelijkheid weerspiegelt.

Voor VCA-bedrijfscertificering geldt dat je minimaal één toolboxmeeting per maand moet organiseren, wat neerkomt op minimaal twaalf per jaar. Dit geldt voor zowel VCA* als VCA**.

Een VCA-bedrijfscertificaat heeft een geldigheidsduur van drie jaar. Binnen die drie jaar vinden jaarlijkse tussenaudits plaats. Vóór het verlopen van de drie jaar moet je een hercertificeringsaudit laten uitvoeren om het certificaat te verlengen. Als je de hercertificering te laat aanvraagt, loop je het risico dat je certificaat verloopt en je opnieuw het volledige traject moet doorlopen.

Een praktische aanpak is werken met een jaarplanning waarin je vastlegt:

• Wanneer interne audits plaatsvinden
• Op welke momenten toolboxmeetings worden gehouden
• Wanneer procedures worden herzien
• Wanneer de managementreview plaatsvindt